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Le certificat et la copie d'acte

Le certificat et la copie d'acte

Depuis le 1^er janvier 1994, c’est auprès du Directeur de l’état civil que les citoyens peuvent obtenir les documents officiels relatifs aux événements d’état civil, c’est-à-dire les certificats ou les copies d’actes de naissance, de mariage, d’union civile et de décès ainsi que les attestations. Le directeur de l’état civil est le seul officier public de l'état civil au Québec et son mandat est prévu par le Code civil du Québec. Il est chargé notamment de tenir le registre de l’état civil du Québec et d'en assurer la publicité en délivrant des documents authentiques relatifs aux événements d'état civil.

Le certificat et la copie d'acte sont constitués selon les données de l’acte original, et conformément à l'orthographe qui y est utilisée, et non d’après les informations fournies dans le formulaire de demande de certificat et de copie d'acte. De plus, les documents sont imprimés dans la langue dans laquelle l'événement a été inscrit.

Vous pouvez obtenir un certificat ou une copie d'acte pour chacun de ces événements, en utilisant le formulaire correspondant :

• La naissance
• Le mariage
• L'union civile
• Le décès

Le certificat ou la copie d'acte de naissance est nécessaire si vous voulez

• demander un passeport;
• demander des prestations du Régime de rentes du Québec ou des allocations de retraite du gouvernement du Canada;
• obtenir une carte d'assurance maladie, une carte d'assurance sociale ou un premier permis de conduire;
• inscrire votre enfant à l'école primaire ou secondaire;
• faire une demande d'admission au cégep ou à l'université;
• demander une bourse d'études;
• demander l'admission de votre enfant à un centre de la petite enfance ou à une garderie.

Le certificat ou la copie d'acte de mariage sert particulièrement à prouver le mariage, ce qui permet de faciliter l'exercice des droits civils des époux, des enfants et des tiers.

Le certificat ou la copie d'acte d'union civile sert particulièrement à prouver l'union civile, ce qui permet de faciliter l'exercice des droits civils des conjoints et des enfants.

Le certificat ou la copie d'acte de décès sert à

• établir le décès d'une personne;
• faciliter le règlement d'une succession;
• prouver un décès auprès d'une organisation;
• déterminer la date de versement des prestations au conjoint survivant, notamment les rentes du Québec.

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Quel document demander : un certificat ou une copie d'acte?

Avant d'effectuer votre demande, informez-vous du type et du format du document requis par l'organisme auquel vous devrez le présenter.

Lorsqu’il s’agit d’une demande concernant la naissance d’un enfant d’âge mineur, nous recommandons le certificat de naissance grand format car les noms des parents y sont mentionnés. Certains organismes exigent ce type de certificat pour une personne d’âge mineur.

Les renseignements contenus dans les certificats et les copies d'actes sont mentionnés dans le tableau.

Type de document et format	Renseignements contenus dans le document
Certificat de naissance Grand format 21,5 cm x 18,5 cm	Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro d'inscription et date de délivrance Noms et prénoms des père et mère
Certificat de naissance Format abrégé 8,7 cm x 5,5 cm	Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro d'inscription et date de délivrance
Copie d'acte de naissance 21,5 cm x 26,7 cm	Reproduction intégrale des renseignements contenus dans l'acte. Note : Des renseignements peuvent être manquants si l'événement a eu lieu avant 1994.
Certificat de mariage 21,5 cm x 18,5 cm	Nom et prénoms des époux, sexe des époux, date et lieu du mariage, numéro d'inscription et date de délivrance
Copie d'acte de mariage 21,5 cm x 26,7 cm	Reproduction intégrale des renseignements contenus dans l'acte. Note : Des renseignements peuvent être manquants si l'événement a eu lieu avant 1994.
Certificat d'union civile 21,5 cm x 18,5 cm	Nom et prénoms des conjoints, sexe des conjoints, date et lieu du l'union civile, numéro d'inscription et date de délivrance
Copie d'acte d'union civile 21,5 cm x 26,7 cm	Reproduction intégrale des renseignements contenus dans l'acte. Note : Des renseignements peuvent être manquants si l'événement a eu lieu avant 1994.
Certificat de décès 21,5 cm x 18,5 cm	Nom, prénoms, sexe, date et lieu du décès, numéro d'inscription et date de délivrance
Copie d'acte de décès 21,5 cm x 26,7 cm	Reproduction intégrale des renseignements contenus dans l'acte. Note : Des renseignements peuvent être manquants si l'événement a eu lieu avant 1994.

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Qui peut demander un certificat ou une copie d'acte?

Afin que l’identité des personnes inscrites au registre de l’état civil du Québec soit protégée, un certificat ou une copie d’acte ne peut être délivré qu’aux personnes mentionnées à l’acte concerné par la demande et celles qui justifient de leur intérêt.

Si votre nom n'est pas mentionné à l’acte concerné par votre demande, vous devrez inscrire à l’endroit approprié sur le formulaire le motif justifiant pourquoi vous désirez obtenir un certificat ou une copie d’acte concernant une autre personne et joindre la photocopie d’un document officiel appuyant le motif évoqué. Nous évaluerons ce motif.

Des personnes dont le nom n’est pas mentionné à l’acte peuvent justifier de leur intérêt à demander un certificat ou une copie d’acte de naissance, de mariage, d’union civile ou de décès d’une personne décédée en établissant leur lien familial ou matrimonial avec le défunt.

Elles doivent établir ce lien en fournissant, soit leur date de naissance dans le cas d’une naissance ou d’un mariage inscrit au registre de l’état civil du Québec ou une photocopie d’un certificat ou d’une copie d’acte de naissance, de mariage ou d’union civile si la naissance, le mariage ou l’union civile a eu lieu à l’extérieur du Québec.

Ces personnes sont les suivantes : l’enfant (pour être considéré l’enfant de la personne décédée, le nom de la personne décédée doit apparaître à l’acte de naissance comme étant celui de l’un des parents), les frères ou sœurs, l’époux ou l’épouse, le conjoint ou la conjointe d’union civile de la personne décédée.

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L'identité du demandeur doit être établie

Nous appliquons des mesures de sécurité afin de nous assurer que la personne qui demande un document d’état civil est autorisée à l’obtenir. À cette fin, nous exigeons que tout demandeur (la personne qui demande les documents) joigne à sa demande deux documents différents délivrés par deux organismes distincts afin que son identité puisse être établie. Ainsi, vous devez joindre à votre demande

• un document d'identité valide avec photo;
• une preuve de domicile valide.

Si ces deux documents ne sont pas joints à votre demande, celle-ci vous sera retournée sans avoir été traitée.

Des exigences différentes s'appliquent si vous utilisez les services en ligne DEClic! et
DEClic! Express.

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Comment effectuer une demande de certificat ou de copie d'acte

Vous pouvez effectuer une demande de l'une des trois façons suivantes : par Internet, par la poste ou à un comptoir de services. Nous pouvons traiter votre demande dans un délai normal ou accéléré. Le coût, le délai de traitement et le mode de livraison varient selon le type de traitement et le mode de transmission que vous choisissez.

Le tableau suivant présente les informations nécessaires pour orienter votre choix.

Type et délai de traitement	Mode de transmission de la demande	Coût par document*
NORMAL** 12 jours ouvrables***	Par Internet	29 $ par certificat	36 $ par copie d'acte
	Par la poste	39 $ par certificat	46 $ par copie d'acte
	À un comptoir de services	44 $ par certificat	51 $ par copie d'acte
ACCÉLÉRÉ** 3 jours ouvrables***	Par Internet	51 $ par certificat	51 $ par copie d'acte
	Par la poste	61 $ par certificat	61 $ par copie d'acte
	À un comptoir de services	66 $ par certificat	66 $ par copie d'acte

   *Ces montants sont en dollars canadiens.
 **Ces montants incluent le coût du traitement de la demande, le coût du document imprimé ainsi que les frais d'expédition.
***Le nombre de jours exclut le délai de livraison. La livraison en traitement normal se fait par la poste normale. La livraison au Canada pour un traitement accéléré se fait par Xpresspost. La livraison à l'extérieur du Canada pour un traitement accéléré se fait par la poste normale.

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La demande de certificat et de copie d'acte

Par Internet

Nos services en ligne vous permettent notamment d'effectuer en toute sécurité, en tout temps et en tout lieu une demande de certificat ou de copie d'acte. Certaines conditions s’appliquent.

Par la poste

Si vous choisissez d’effectuer votre demande par la poste, vous devez remplir un des formulaires Demande de certificat et de copie d’acte.

Il existe un formulaire pour chacun des événements suivants : la naissance, le mariage ou l'union civile et le décès.

Vous pouvez vous procurer les formulaires en version papier à nos comptoirs de services de Québec ou de Montréal, dans les bureaux de Services Québec ou en communiquant avec nous. Assurez-vous toujours de remplir la dernière version d'un formulaire pour éviter tout retard dans le traitement de votre demande. La mention de la version du formulaire figure en haut à droite, à côté du titre.

Ces formulaires sont aussi disponibles sur notre site en format PDF. Ils peuvent être remplis à l'écran. Téléchargez l’un de ces formulaires.

À un comptoir de services

Nos comptoirs de services sont situés à Québec et à Montréal et certains bureaux de Services Québec offrent également nos services. Vous pouvez remplir le formulaire sur place ou le remplir à l’avance et le déposer avec votre paiement.

Si votre nom n'est pas mentionné à l’acte relatif au document demandé, n’oubliez pas la photocopie du document justifiant votre demande.

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Aide-mémoire

Pour vous assurer que votre demande soit traitée :

• Remplissez toutes les sections du formulaire.
• Écrivez en lettres majuscules, à l’encre noire ou bleue.
• Incluez la photocopie de votre document d’identité valide avec photo.
• Incluez la photocopie de votre preuve de domicile valide.
• Incluez la photocopie du document justifiant pourquoi vous désirez obtenir le document d’état civil, si votre nom n'est pas mentionné à l'acte.
• Signez et datez votre demande.
• Incluez votre paiement et vérifiez qu’il correspond au coût total des documents demandés.
• Prenez le temps de vérifier l’exactitude des informations inscrites dans le formulaire et l’orthographe utilisée et assurez-vous que vous avez choisi le bon type de document.

Pour de l'information concernant les délais de traitement et les délais supplémentaires de traitement d'une demande, consultez la section Délai de traitement.

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Date de révision : 2012-04-01